Cuántos juegos necesitas en un evento de empresa y cómo evitar colas

Casi todas las peticiones de presupuesto empiezan igual: «somos doscientas personas y queremos poner juegos». Pero el número de invitados, por sí solo, no dice cuántos juegos hacen falta. Lo que de verdad manda es cuánta gente puede jugar a la vez, cuánto dura cada partida y cuántas horas de evento tienes por delante.

Aquí tienes una forma sencilla de calcular cuántos juegos necesitas para un evento de empresa, cómo combinar juegos rápidos y lentos y qué hacer para que no se formen colas que acaben vaciando la zona de juego. Son los criterios que aplicamos al montar ferias, convenciones y fiestas de empresa por toda España.

Empieza por el aforo que juega, no por el total de invitados

De doscientos asistentes nunca juegan doscientos a la vez. Una parte está comiendo, otra habla de trabajo y otra se acerca, mira y se va sin jugar. El dato que necesitas para decidir cuántos juegos poner es cuántas personas habrá delante de las máquinas en el momento más concurrido, no el total de la lista de invitados.

El formato del evento cambia mucho ese número. En un cóctel de pie, la zona de juego es el plan principal y se llena de golpe; en una cena sentada se usa en tramos cortos, antes del postre y después de los discursos; en un stand de feria el público llega a goteo durante horas y lo que importa es que nadie espere más de dos o tres minutos. Con eso en mente, esta escala funciona bien como punto de partida para un evento de empresa:

• Hasta 50 invitados: uno o dos juegos. Con uno solo bien dinamizado hay de sobra si el evento es corto.
• De 50 a 150 invitados: dos o tres estaciones, mezclando un juego potente y otro de partida rápida.
• De 150 a 400 invitados: tres o cuatro estaciones repartidas, y mejor si una de ellas admite grupos enteros.
• Más de 400 invitados: cinco o más, en dos zonas separadas para que el público se divida solo.

Una estación no es solo la máquina: es el juego, el metro y medio que necesita alrededor, quien lo atiende y el sitio donde espera el siguiente. Si cuentas los juegos sin contar ese espacio, el montaje acaba apretado y la cola de uno tapa la entrada del de al lado.

Juegos rápidos: mucha gente en poco rato

Los juegos de partida corta son los que mueven la cola. El Batak Pro es el ejemplo más claro: treinta segundos apagando luces con la mano, ranking en pantalla y el siguiente ya está jugando. Un juego de reflejos atiende a mucha gente por hora sin que nadie sienta que ha estado esperando.

El plinko gigante es rápido por otro motivo: la ficha baja sola por el tablero y la partida se resuelve en segundos, así que la cola avanza mientras el público mira caer la ficha. En un evento numeroso, al menos un juego rápido es obligatorio: es el que evita que la zona se atasque cuando llega el grupo entero de golpe, justo después de la foto o del discurso.

Juegos lentos: pocos jugadores, mucho recuerdo

En el otro extremo están las experiencias de turno largo. Un puesto de realidad virtual necesita colocar las gafas, explicar el juego y dejar que la persona lo disfrute; el simulador de coches pide una vuelta de aprendizaje antes de que la vuelta rápida tenga sentido. Son los juegos que más se recuerdan y los que mejor se graban, pero cada turno ocupa varios minutos y solo juega una persona.

Por eso un juego lento no debería ser el único de un evento grande: con trescientos invitados y un solo puesto, la mayoría se queda mirando. La solución es doble: duplicar el puesto cuando el aforo lo pide y acompañarlo de una pantalla para que quien espera también participe desde fuera. Un juego lento combinado con dos rápidos da mejor resultado que tres juegos lentos seguidos.

Juegos que absorben grupos enteros

Hay una tercera familia que resuelve el problema de raíz: los juegos en los que participan muchos a la vez. Un casino para eventos con varias mesas de tapete, crupieres profesionales y fichas sin valor económico mantiene a decenas de personas sentadas y a otras tantas de pie siguiendo la jugada, sin turnos ni colas.

En la misma línea, los juegos gigantes ponen catorce clásicos de mesa a escala grande repartidos por la sala; el minigolf es modular y se monta como un circuito de hoyos independientes por los que la gente va rotando; y los futbolines incluyen una versión gigante en la que caben dieciséis jugadores en una sola mesa. Con una de estas estaciones en el plano, el resto de los juegos respira.

Cómo repartir los juegos para que no se formen colas

Con los juegos ya elegidos, lo que decide si hay colas es el plano. El error habitual es juntar en una esquina todo lo que llama la atención: se forma un tapón en la entrada de la zona y el fondo de la sala se queda vacío toda la noche. Reparte los juegos a lo largo del recorrido y deja el más espectacular al final, para que la gente atraviese el resto para llegar hasta él.

Multiplicar estaciones pequeñas también funciona muy bien. Los mini juegos de feria son casetas de 190 × 70 cm que llegan montadas y no necesitan electricidad ni personal, así que se pueden poner tantas como quepan y cada una se lleva su parte del público. Cuatro reglas evitan casi todas las colas de un evento de empresa:

• No pongas dos juegos lentos seguidos: alterna siempre con uno de partida corta.
• Deja pasillo entre la cola de un juego y el espacio de juego del siguiente.
• Pon a alguien que dinamice y marque los turnos en los juegos con más demanda.
• Usa un marcador o un ranking del día: esperar tiene sentido si la puntuación cuenta para algo.

Personaliza cada estación con tu marca

Si vas a montar tres o cuatro estaciones, merece la pena que se vean como partes de una misma acción y no como máquinas alquiladas sin más. Todos los juegos se pueden personalizar con tu marca: vinilo en el mueble, tu identidad en las pantallas, los premios, el uniforme del personal y la captación de datos antes de jugar. La personalización es lo que convierte un juego en una activación de marca.

Las ruletas promocionales son el caso más directo: de 180 o de 120 cm, con tu logotipo y los premios que decidas en cada casilla. El arte final hay que cerrarlo con margen, porque imprimir y aplicar los vinilos lleva días; si lo dejas para la semana del evento, los juegos llegan en gris. Personalizar varias estaciones a la vez también ahorra producción, porque se prepara todo en la misma tirada.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos juegos necesito para 100 invitados?

Dos o tres estaciones, mezclando un juego de partida corta con otro más espectacular. Si el evento dura más de cuatro horas, mejor tres.

¿Cuánto dura una partida?

Desde treinta segundos en los juegos de reflejos hasta varios minutos en un simulador o en una experiencia de realidad virtual. En el casino y en los juegos gigantes no hay turnos: la gente entra y sale cuando quiere.

¿Hace falta personal en todos los juegos?

No. El casino necesita crupieres y la realidad virtual una persona que atienda el puesto, pero muchos juegos funcionan solos una vez montados. En el presupuesto se indica siempre qué lleva personal y qué no.

¿Cuánto cuesta montar varias estaciones?

Depende de los juegos elegidos, de las horas de servicio, del personal, del transporte y de la personalización. Lo vemos con tu plano y te lo pasamos por escrito.

¿Con cuánta antelación hay que reservar?

Cuanto antes, sobre todo en temporada alta: en otoño y en diciembre los juegos más pedidos se agotan con semanas de adelanto.

Si nos dices cuántos invitados esperas, cuántas horas dura el evento y cómo es la sala, te proponemos la combinación de juegos que mejor encaja y cuántas estaciones hacen falta de verdad. Escríbenos y te preparamos el presupuesto, con el montaje y la personalización incluidos.